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INVENTARIO

INVENTARIO MANUALE
Inventario con Penna Ottica Portatile
C H I U S U R A    D E L L   '   I N V E N T A R I O
Spostamento dei capi mancanti o in eccesso

Dispositivo lettura ottica portatile


La procedura d'inventario permette di paragonare i valori delle rimanze Teoriche, quelle cioè che corrispondono alle quantità ed ai valori risultanti dalle varie azioni che avete fatto: Consegne, vendite , trasferimenti, spurghe ecc.. con le quantità reali presenti nel vostro negozio o nei vostri negozi e magazzini.
Le quantità teoriche differiscono dalle quantità reali, quelle cioè che fisicamente si trovano in negozio o in magazzino,  per gli errori che sono stati fatti o per i furti e smarrimenti che sono avvenuti nel negozio, o anche per i cambi merce che non sono stati correttamente registrati.
E' quindi essenziale controllare che le quantità teoriche siano uguali alle quantità fisiche e nel caso di differenze decidere di correggere le quantità teoriche affinchè quest'ultime siano uguali alle quantità contate.
Tutta questa procedura è fatta attraverso questa serie di programmi.

L'INVENTARIO MANUALE è il riporto manuale, su una scheda inventario, delle quantità rilevate con la conta manuale dei capi. La scheda inventario sarà prodotta dal programma INIZIO INVENTARIO .La conta dei capi può anche essere fatta simulando un lettore ottico portatile. La simulazione consiste nel produrre un documento di testo contenente i Barcode presenti fisicamente nel o nei negozi inventariati ed importare questo documento nel programma di " Inventario con penna ottica portatile". Il documento di testo importato corrisponde al flusso dei barcode letti con penna ottica portaile.

L'inventario con Penna Ottica Portatile è invece la conta fisica dei capi utilizzando una penna ottica portatile a memoria oppure un Personal computer portatile munito di penna ottica in emulazione tastiera.
Non ci sono differenze maggiori tra le due metodologie: Penna ottica portatile e Personal computer con penna ottica, salvo il fatto che la penna ottica portatile è più maeggevole e di più facile utilizzo del personal computer portatile. Inoltre non tutti i personal computer portatili permettono di collegare una penna ottica in EMULAZIONE TASTIERA.
Le etichette in codice a barra, lette dalla Penna ottica portatile, vengono immagazzinate nella memoria della penna ottica. La penna ottica poi è collegata fisicamente al computer e il contenuto della penna ottica portatile è reso disponibile al programma attraverso lo scarico della memoria della penna ottica.
Le etichette in codice a barra lette dalla penna ottica collegata in emulazione di tastiera con un personal computer portatile sono invece memorizzate in file di testo popolato utilizzando il programma di simulazione di inventario con penna ottica portaile.

Riassumendo:
  • INIZIO inventario è una funzione che deve essere fatta OGNI VOLTA si inizia un nuovo inventario. Questa parte del programma genera: per l'inventario manuale la stampa delle schede inventario, dove gli operatori che contano i capi riporteranno i valori contati, per l'inventario con penna ottica portatile il programma genera semplicente una pagina riassuntiva dove vengono stampati per negozio il numero di riferimenti presenti. Le schede inventario non vengono stampate e il file che permette di registrare le quantita contate è azzerato dei contaggi fatti precedentemente. INIZIO INVENTARIO AZZERA LE QUANTITA' CONTATE.
     

    Conta dei capi
  • Nel caso di inventario manuale documentare ogni scheda inventario delle quantità relevate. 
  • Nel caso di una conta con penna ottica portatile a memoria, leggere le etichette in codice a barra presenti sui copi. 
  • Nel caso di un personal computer portatile con penna ottica in emulazione tastiera, utilizzate il programma SIMULAZIONE DI UN LETTORE OTTICO PORTATILE. Ogni tanto salvate il documento per non rischiare di perdere le letture già fatte.
  • La dimensione del file di testo e il numero di etichette imagazzinate nella memoria del portatile dovranno rimanere in valori normali e cioè ogni 500 capi all'incira, chiudete il documento ed apritene un altro con altro nome e per la penna ottica portatile collegate quest'ultima al computer e scaricatene il contenuto. Questi valori non sono LIMITI del programma o della penna ottica portatile, ma piuttosto una prudenza perchè se qualcosa va ma andrà male su meno dati, inoltre il tempo necessario per chiudere una tappa è nettamente minore se il lavoro globale è diviso in lavori più piccoli.
  • ripetete le ultime due azioni tante volte quanto necessario al completamento della conta dei capi.
  • Nel caso di inventario manuale immettere per ogni riferimento le quantità riportate sulle schede inventario utilizzando il programma Acquisizione o modifica delle quantità contate
  • Nel caso di inventario con penna ottica eseguire tante volte quanto necessario il programma Scaricare le letture della penna ottica portatile.
     
    Completata la conta dei capi è necessario ora indicare al programma per quali negozi  e a quale date si desidera ottenere un inventario questa funzione è realizzata dal programma Rimanenze | Inventario | Aggiornamento delle schede inventario con le quantità Teoriche.
     
    Vediamo ora gli accorgimenti da prendere se si desidera realizzare un inventario a negozio aperto.
  • Se si desidera che la merce arrivata  dopo l'inizio dell'inventario faccia parte  dell'inventario, è necessario che la data di carico sia ANTERIORE  all'inizio di quest'ultimo,  Se invece si desidera che la merce NON SIA compresa nell'inventario allora la data di carico dovrà essere POSTERIORE all'inizio dell'inventario. Inoltre occorerà leggere o contare quella merce arrivata dopo l'inizio dell'inventario e che si desidera faccia parte di quest'ultimo.Un modo semplice di differenziare le etichette da leggere da quelle da non leggere, è di attaccare una pastiglia di colore, ad esempio rossa, sulle etichette da NON LEGGERE.
     
  • Le etichette dei capi venduti verranno staccate dal capo al momento della vendita e conservate per una lettura ulteriore. Tutti i capi venduti posteriormente all'inizio dell'inventario dovranno essere inventariati, le vendite effettuate a una data posteriore alla data di inizio inventario, potranno essere tranquillamente registrate. Le etichette che erano sui capi venduti verranno messe da parte e lette tutte insieme prima della chiusura dell'inventario. Assicurarsi inoltre che tutte le vendite che hanno avuto luogo ANTERIORMENTE alla data di inizio inventario siano state registrate.
     
  • Per coloro che utilizzano il programma di acquisizione di vendite al banco o che hanno negozi distanti  sarà necessario epurare completamente il file delle vendite errate. Cioè NON DOVRA' SUSSITERE alcuna vendita in errore registrata con data ANTERIORE all'inizio dell'inventario. 
     
  • Una volta che tutti i capi presenti nei negozi ed in magazzino saranno stati contati verranno lette TUTTE le etichette dei capi venduti dopo l'inizio dell'inventario.
     
    Arrivati a questo punto, l'inventario è finito nel senso che le quantità contate sono state documentate.
  • E' ora possibile CHIUDERE L'INVENTARIO il che significa produrre una serie di informazioni che permetteranno di togliere i capi mancanti ed aggiungere i capi in più trovati. 
  • Occorerà da parte del programma produrre DUE DOCUMENTI: un documento dei capi da togliere ed un documento dei capi da aggiungere. In altre parole se guardando la visualizzazione di un articolo vedo che le rimanenze di quest'articolo, registrate nel computer, sono MAGGIORI di quelle che sono state trovate nel negozio occorerà TOGLIERE le quantità mancanti per far si che le rimanenze fornite dal computer siano UGUALI a quelle risultanti dalla conta dei capi. Inversamente  un documento dei capi da aggiungere permetterà di ugualizzare le rimanenze per quei capi che sono stati contati ma che risultavano assenti. Il fatto di trovare dei capi in più non è sorprendente: per questo è sufficiente aver venduto un capo, aver registrato la vendita, aver avuto per questo capo un cambio da parte del cliente che ha preso un altro capo rendendo quello precedentemente venduto e non aver indicato al programma che è stato effettuato il cambio merce. In tal caso il capo venduto e reso in seguito risulterà come "Capo in più" mentre al contrario il capo dato al cliente in sostituzione del capo reso dal cliente risulterà "In meno" e quindi sarà da togliere dalle rimenenze del negozio.
     
    Sarà quindi possibile generare Due Archivi/Documenti da utilizzare per trasferire le quantità mancanti verso un negozio di comodo che chiameremo Negozio di differenze Inventario. 
    Il trasferimento farà sì che le quantità mancanti si ritrovino nel negozio Differenze  inventario e vengano dedotte dalle quantità presenti del negozio inventariato. 
    In questo "negozio" differenze inventario saranno quindi presenti tutti i capi che risultano mancanti. Se avete più negozi probabilmente in questo negozio risulteranno ora presenti dei capi che sono stati trovati in più in altri negozi. Questo negozio verrà quindi utilizzato per conservare i capi che risultano assenti ed è partendo da questo negozio che verranno effettuati i trasferimenti per cercare di riportare nei negozi le quantità trovate in più. Questa fase del lavo è fatta dal programma "SPOSTAMENTO DEI CAPI MANCANTI OD IN ECCESSO". Questo programma vi permetterà utilizzando i documenti " CAPI DA TOGLIERE" e "CAPI DA AGGIUNGERE"  di ugualizzare il più possibile il vostro inventario teorico con l'inventario reale. Dovrete importare i documenti e nell'utilizzo dei capi da togliere farete USCIRE i capi dal negozio inventariato e li farete arrivare nel negozio differenze di inventario, Invece utilizzando il documento CAPI DA AGGIUNGERE cerchere di trasferire i capi che compongono questo documento dal negozio DIFFERENZE inventario nel negozio che ha dato luogo all'inventario. Per quanto riguarda i capi Da togliere riuscirete sicuramente a utilizzare Quasi tutte le informazioni che il programma ha prodotto nella fase di chiusura dell'inventario. Dico "Quasi sicuramente" perchè è possibile che il capo risulti presente alla data di inventario e che non sia stato contato quindi risulti mancante ma che non può essere spostato perchè alla data di esecuzione del programma di spostamento il capo NON è più presente: questo accade quando si fa un inventario a negozio aperto ma che non si leggono anche i capi venduti posteriormente alla data inventario ma che erano presenti al momento dell'inizio inventario. In tal caso lo spostamento del capo NON deve aver luogo e quindi l'errore segnalato può tranquillamente essere Ignorato. Per quanto riguarda invece i capi DA AGGIUNGERE è fortemente possibile non essere in grado di utilizzare TUTTE le informazioni prodotte dal programma Il caso più emblematico è il caso dei cambi merce Il capo in più non permette di risalire al capo mancante che gli fa da contrapposto. Empiricamente potreste togliere un capo spostato ed eliminare il record che permette di aggiungere i capi. Quest'operazione però dovrà essere fatta dell'utente il programma non ha abbanza informazioni per automatizzare questo lavoro.

    L'ideale sarebbe di arrivare alla fine con i file degli errori relativi ai capi DA AGGIUNGERE ed i capi da TOGLIERE tutti completamente spegati o ancor meglio con i documenti DA AGGIUNGERE E DA TOGLIERE completamente vuoti.


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